Case Study: Teamwork voor een betere Due Diligence

 

Teamwork voor een betere Due Diligence

"Hoe kunnen we in een wereldwijde organisatie met meer dan 350 vestigingen consequent zorgen voor een duurzame inkoop van houtvezel?" vraagt Emilio Ledesma, "We wilden een wereldwijd systeem creëren dat aan zowel de vereisten voor gecertificeerde CoC als aan wettelijke vereisten voldoet."

Het antwoord is het Wood Fibre Risk Assessment-platform: een op Microsoft SharePoint gebaseerd instrument dat wereldwijd door alle CoC-managers en lokale inkopers zal worden gebruikt. Het is het product van een internationaal team van alle relevante Smurfit Kappa-locaties. Zo beoordeelde Matteo Ferrari (Italiaan, werkzaam in Nederland) grote centraal ingekochte leveranciers, terwijl Emilio Ledsema (Mexicaan) en Pierre Dumestre (Fransman) gebruikmaakten van hun uitgebreide ervaring met de bijzondere eisen van plaatselijke leveranciers.

"Eerst moesten we voor al onze papierfabrieken en externe papierleveranciers een lijst maken van de houtsoorten en het land van herkomst," zegt Matteo, "Samen met onze partnerorganisatie Preferred by Nature hebben we de nationale risico-evaluaties van FSC gebruikt om de nationale risico-evaluatiekaart van Smurfit Kappa bij te werken. Vervolgens hebben we, aan de hand van de CoC-status van de leveranciers en ons gestandaardiseerd stroomschema voor de aankoopbeslissingen, alle centraal ingekochte papierleveranciers ingedeeld in leveranciers met een hoog, middelhoog of laag risico. Voor leveranciers met een hoog risico werkten we samen om de juiste risicobeperkende maatregelen te vinden.

De procedure 'Due Diligence System' (DDS), en het gebruik van het beoordelingsplatform, is ingevoerd door middel van teamvergaderingen en opleiding in het risico van de vezeloorsprong, een proces dat met Preferred by Nature door een derde partij is geverifieerd. Het maakt deel uit van ons DDS en zorgt voor de uitvoering van het duurzaamheidsbeleid van Smurfit Kappa op lokaal en centraal niveau. Dit alles draagt bij tot de ondersteuning van SDG 15, 'Bevordering van duurzaam gebruik van ecosystemen', en 12, 'Verantwoorde productie', en ook tot de toenemende eisen op het gebied van regelgeving, aangezien het VK zijn eigen regelgeving voor duurzame vezels aan het opstellen is naast de EU-houtverordening en de Amerikaanse Lacey act waaraan wij al moeten voldoen.

Het beoordelingsplatform bevordert ook de eerlijkheid. "Dit betekent dat we niet stoppen met het gebruik van niet-gecertificeerde, kleine leveranciers, maar we ze helpen om hun certificering te krijgen," zegt Pierre. "Meer dan 93% van onze verpakkingen is FSC-gecertificeerd en de CoC-certificering maakt het voor ons gemakkelijker, maar het zal nog wel even duren voordat iedereen CoC-gecertificeerd is."

"Het was echt een teamprestatie," zegt Matteo. Pierre is het daarmee eens: "We konden het realiseren omdat we een zeer gestructureerde groep zijn, met een geharmoniseerde nomenclatuur van materialen en informatie. Het Platform en de DDS-procedure bepalen een duidelijke leveranciersstatus voor iedereen bij Smurfit Kappa."